Flexibilité, souplesse et résilience sont les maîtres-mots de l’ère post-covid. Pour les entreprises, cela se traduit par l’émergence de nouveaux environnements de travail. En coworking pour certains, en flex office pour d'autres… Le bureau se transforme. Comment adopter une stratégie efficace pour son entreprise ?
Depuis 2020, la crise sanitaire bouleverse le quotidien des entreprises. De nouvelles pratiques se sont imposées en un temps record. Des délais serrés pour opérer un changement auquel les structures n'étaient pas nécessairement préparées.
La mise en place accélérée du télétravail a été le nerf de la guerre sanitaire en entreprise. Le déploiement du travail à domicile a révélé les inégalités de conditions de vie des salariés. Dans la capitale, où les surfaces sont limitées, nombre d'employés ont dû aménager la table de la cuisine ou du salon pour installer, tant bien que mal, leur équipement.
Les grandes métropoles, comme celle de Rouen, offrent le plus souvent des surfaces de bureaux et d’habitation convenables pour un coût plus raisonnable. Pour autant, la transition vers un mode de management à distance requiert une certaine préparation, même lorsque toutes les conditions matérielles sont réunies.
La conséquence directe de la généralisation du télétravail est le dépeuplement des open spaces. Alors que les effectifs occupaient chaque mètre carré disponible, les plans de travail sont désertés pendant la crise. Un poste sur deux, un poste sur trois… Le nombre de salariés présents est considérablement réduit.
En l’absence d’un mécanisme de rotation bien rôdé, l'entreprise doit cependant conserver une surface suffisante pour accueillir l’ensemble du personnel. Ce qui entraîne un surcoût au regard de l'exploitation réel de la surface.
Après les premiers épisodes de confinement, près de la moitié des actifs ont été conquis par le télétravail. S’ils sont prêts à renouveler l'expérience de manière ponctuelle ou durable, l'entreprise doit, de son côté, repenser son organisation. Quelles sont les solutions à sa portée ?
Certaines entreprises ont choisi de faire une croix sur leurs bureaux privatifs. Pour conserver le lien entre les salariés travaillant à distance, les jours de présence se déroulent dans des locaux partagés.
Le coworking, généralement privilégié en phase de lancement d’activités, a ainsi connu un nouvel essor dans l’ère post-covid. La grande souplesse de cette offre a séduit les entreprises qui ont dû se séparer de leurs bureaux pendant la crise.
Les espaces de coworking offrent un environnement de travail complet, ergonomique et propice aux échanges. Cette solution peut être complétée par la tenue de séminaires et d'événements pour créer un sentiment d'appartenance à l'entreprise.
Pour les entreprises déjà bien installées et les grands groupes, la suppression des bureaux pour des espaces de coworking n’est pas la solution la plus adaptée. Pour conserver une adresse et une identité propre, ces structures plus matures ont tout intérêt à se tourner vers le flex office.
Déménager ses activités vers un bureau dimensionné selon ses nouveaux besoins est une solution économique et stratégique. Pour un coût inférieur ou égal, l'entreprise peut envisager sa transition vers un quartier très en vue. Une adresse prestigieuse rendue financièrement accessible grâce au télétravail.
Toutefois, une question demeure : celle de la répartition des postes de travail. Comment assurer la rotation des salariés sur un nombre de postes restreint, sans perdre en efficacité ? Le flex office est un concept et une méthode d'organisation qui permet à l'entreprise de répondre à cette problématique.
Le flex office se caractérise par l’absence de bureaux attitrés, mais ne se résume pas au partage du poste de travail. Mal orchestrée, la mise en place du flex office peut être perçue comme une perte de propriété et de repères par le salarié. Comment l’éviter ?
Pas question de refaire ses branchements tous les matins. Le flex office ne doit pas déboucher sur une perte de temps quotidienne consacrée à la réappropriation d’un poste de travail. Le mobilier de bureaux flexible permet :
Concrètement, cela passe par des meubles de bureau modulables et réagençables. La connectique doit être à la fois complète et facilement accessible. L'objectif étant de rationaliser le cheminement des câbles pour clarifier l’espace et optimiser la circulation entre les différents postes. La surface du plan de travail peut aussi être optimisée, notamment grâce à des solutions escamotables pour les écrans et les claviers.
Le flex office n’interdit pas la création de différents espaces pouvant être répartie par équipe ou par types d'activités.
Les salariés amenés à recevoir et à émettre des appels peuvent ainsi être regroupés autour d’un îlot dédié. L’espace pourra être isolé au moyen de cloisons insonorisantes, pouvant être installé entre les différents postes et autour du pôle d’appels. Ces parois ne suppriment pas le bruit, mais réduisent leur diffusion et leur amplification à travers l'espace.
Les différents espaces peuvent être encadrés par des murs végétaux ou des blocs de rangement personnalisables. Ces éléments d'alignement peuvent être complétés par des objets décoratifs faciles à déplacer et permettant d'insuffler un caractère personnel à un poste partagé.
Avec une partie de la semaine réservée au télétravail, le retour au bureau est aussi l’occasion de créer du lien. Ces échanges sont bénéfiques pour le moral des employés et tendent à stimuler la créativité des équipes.
De nouvelles idées émergent autour de la machine à café ou lors d’une réunion informelle. Ici, l'agencement des bureaux et la définition des chemins de circulation jouent un rôle essentiel. Les déplacements doivent permettre aux salariés de se croiser, mais aussi de s’arrêter un instant. Les discussions peuvent ainsi être encouragées en créant des espaces à la croisée des chemins, autour d'une table haute ou d’un canapé.
Un aménagement orienté flex office doit permettre à chacun de trouver sa place en fonction de ses besoins. Dans une entreprise, la plupart des employés jonglent entre plusieurs tâches de natures très variées. Certaines demandent une concentration sans faille, d’autres supposent de longues heures de concertation… Le flex office permet de mieux adresser ces différents besoins.
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