La réussite de cette transition, souvent inévitable au cours du cycle de vie de l'entreprise, repose sur une organisation rigoureuse et une communication sans faille auprès des équipes, des clients, des partenaires et des différents organismes concernés. Voici les grandes étapes à anticiper pour orchestrer un déménagement serein, rapide et efficace.
Une fois le sujet du déménagement sur la table, l'entreprise doit dresser la liste de ses critères de recherche :
Le déménagement de l'entreprise est une démarche lourde en conséquence. À ce stade, l'objectif est d’écarter tout risque de mauvaise surprise en se posant les bonnes questions. Raccordement à la fibre optique, infrastructures et équipements, nombre de places de parking, temps de trajet des salariés… Tous les détails comptent.
Les agents du réseau Arthur Loyd vous accompagnent dans cette étape décisive. Les experts en immobilier d’entreprise de l’agence Arthur Loyd Rouen sont en veille permanente sur l'évolution du marché local pour accompagner les professionnels dans leur recherche.
Que le déménagement soit souhaité ou redouté par les équipes, cette étape constitue nécessairement un bouleversement auquel chacun doit se préparer. Dans un sondage Ifop réalisé en 2017, les salariés avaient placé cet événement dans le top 3 des sources de stress en entreprise. Consulter ses employés pour le choix du nouveau site est un bon moyen de créer de l’adhésion autour d’un projet commun.
Par ailleurs, dans certains cas, le salarié ne peut pas être contraint de suivre l'entreprise. Si le déménagement implique la modification du contrat de travail, l'accord du salarié est obligatoire. Cela concerne toute nouvelle adresse située en dehors du secteur géographique initial. Lorsque le déménagement s'effectue sur un même secteur géographique, ses effets sont ceux d’une simple modification des conditions de travail et il s’impose de fait au salarié.
Dans tous les cas, le chef d'entreprise est tenu d’informer les employés du projet de déménagement et, le cas échéant, de le présenter au comité d'entreprise.
La modification de l’adresse juridique et administrative de l'entreprise est une procédure très encadrée. Les formalités du transfert de siège social peuvent évoluer selon la forme juridique de l'entreprise (SARL, SAS, SA…).
Cette modification statutaire intervient à la suite d’une décision retranscrite dans un procès-verbal (PV). Les conditions dans lesquelles cette décision doit être prise peuvent varier selon la forme juridique de l'entreprise.
Dans un délai d’un mois, la décision retranscrite dans le procès-verbal est reportée sur un support d'annonces légales. L’avis de transfert du siège social doit comporter toutes les mentions obligatoires prévues.
La déclaration au centre de formalités des entreprises (CFE) s’effectue elle aussi dans un délai d’un mois. Cette démarche peut être réalisée en ligne, depuis le guichet unique des formalités des entreprises, ou sur place, auprès du CFE dont dépend l'entreprise.
Une fois toutes les démarches juridiques et administratives accomplies, l’entreprise doit déclarer son changement d’adresse à tous les organismes auprès desquels elle est engagée par contrat :
L'administration fiscale est tenue informée du déménagement du siège social ou du changement d’adresse par l’envoi du formulaire correspondant.
Les clients, les partenaires et les fournisseurs de l'entreprise doivent également être notifiés. L'annonce officielle par lettre et par email, devra être complétée par des actions visant à écarter toute confusion. La mention « nouvelle adresse » peut ainsi figurer en signature d’email le temps que la transition s'opère chez les différents interlocuteurs. En parallèle, l'entreprise veillera à modifier les en-têtes et les pieds de pages de ses documents commerciaux et administratifs, ainsi que les informations figurant sur ses différents supports de communication.
Enclencher le service de redirection du courrier de La Poste, pendant les six premiers mois ou la première année, permet de disposer d’un filet de sécurité pour tous ceux à qui l'information aurait échappé.
Ces considérations sur les écritures sont incontournables à tous les égards, pour rester en règle, éviter les sanctions et surtout conserver le lien avec tous les interlocuteurs de l'entreprise. La lourdeur de ces démarches ferait presque oublier que le déménagement doit prendre corps à une date préalablement fixée. Cela suppose la remise en état du local et l'aménagement du nouvel espace.
L’inventaire du parc informatique et de tous les éléments essentiels à la reprise d’activités doit être réalisé avant l’arrivée des équipes de déménageurs. Ces entreprises spécialisées se chargent de la planification, de la réalisation des manutentions et du transport, avec des services dédiés aux transfert d’activités professionnelles. La société de déménagement retenue doit être contactée suffisamment tôt, notamment afin de procéder aux démarches de réservation des places de stationnement aux abords de l’ancien et du nouveau local.
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